こんにちは
みっちさんです
先日、奥様に（僕結婚してるんです）パソコンの基本をレクチャーしてたんですが。
そもそものパソコンでファイルを保存・管理する理屈が…
あんまりわかんない
ってことらしく（汗）
そっかー、パソコン初心者は確かにそこはわからないかもなぁ。
と「初心者に優しいパソコン先生になろう」と思ったマナビーノです(笑)
今回は基礎の基礎というよりは、僕が普段から使っているパソコンのファイル管理方法を紹介しちゃいます。
いつか紹介しようと思うんですけどパソコンの検索機能を活用すれば絶対にすぐにファイルの場所に行きつける。
そんなファイル管理方法です♪
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ファイル保管の準備編「フォルダ作成」
もしかして、押し入れに布団も書類も野菜も全部そのまま入れてませんか？
え(笑)
ちょっと何言ってるかわかんない…って思いますよね。
順番に説明します♪
まずはフォルダについてです。
パソコン初心者の方だとWindowsの最初の設定になってる「ドキュメント」の中に全部保存している方がいるイメージなんですよね。
と…
いうか僕の周りにも意外とらっしゃったんですよね。
これは言ってみると…
押し入れの中に棚も、ケースもまったく置かずにひたすら何もかも「放り込んでいく」という行為とおなじです（汗）
極端な話、布団も書類も野菜もお肉も調味料も何もかも押し入れにドンドン放り込む。
そんなイメージ。
「いやいやいやいや、ありえないでしょー！ｗ」
って思いますよね。
でもパソコンの中で同じこと、結構いろんな人がしてますから(笑)
なので、ちゃんと分類分け、適切なものを適切な場所にしまいましょ♪
というのがパソコンのファイル管理の基本です。
このファイル管理をしっかり行えるようになると、ファイルに関して物探しのスピードが格段に上がります。
最近はやりの言葉の生産性は倍以上上がりますよ♪
色々な方法があると思うんですけど
僕がいつもやってる方法をお伝えします♪
フォルダ分けのルールを決める
リアルに物を収納する時にもおおよそこの場所には〇〇に関するものを入れる。
っていうルールを決めますよね。
パソコンのファイルも同じことをします。
例えば標準装備の「ドキュメント」
イメージ通りここには書類関係を保存した方がいいなぁと思いますよね。
なので、「基礎編」ではドキュメントの中にいくつか箱を作って分類分けをしてみましょう。
とはいっても皆さんがどのような書類を作られるかがわからないのでここでは
「考え方」をお伝えしますね。
「ドキュメント」のフォルダの中に自分が所属している組織の名前の付いた箱を作ります。
僕なんかだと
「マナビーノオンライン」「会社の名前」「趣味のサークルの名前」「家族関連」
て名前に分けて箱を作ってます。
そしてさらにその中に関連する箱を作って行きます。
「マナビーノオンライン」-「画像」「記事文章」「制作資料」
「会社の名前」-「取引先A社」「取引先B社」「重要書類」
という感じに箱を作ります。
あとは保存するときにそのファイルがどの分野に該当するかによって適切な場所に保管します。
ファイル名の名前にもルールを決めよう
保管場所を確保したら次は保存するときのファイルの名前のルールも決めちゃいましょう
今までの物は無理に変えなくても良いので今後編集したりする際に変更をしていけばいいです。
次に使う機会がずーっと来ないならそのファイルは今後開くことは無いわけなので(笑)
放置で大丈夫です♪
ルール１：作成日付とバージョン枝番を付けよう
まず最初に考え方として後から探す機会がある時どんな探し方をするか…によって
ルール１とルール２の順番が変わります。
まぁ、どっちが先でも全く問題ないんですけどね。
見た目と目視で探すときの速さが変わるのであとから探す傾向がわかっているなら最初にルールを決めちゃいましょう。
1つ目としては
そのファイルを保存した日付をファイル名につける。
これ、ほぼ必須です。
マナビーノは「〇〇日前位にもらったあのファイル、すぐ出る？」とかよく言われます。
その時にこのルール1の通り保存してあれば即ファイルにたどり着く事が出来ます♪
なので、ファイル名に日付を入れるのはマストといっていいと思ってます。
そして、同じファイルを同じ日に複数回編集する事、ありますよねー
そんな時は編集後には「名前を付けて保存」でファイル名を変えて保存してます。
更新されたものと、「あー前の方が良かった」とか言われた時に一つ前の物をすぐに出せる為です(笑)
これはこんな感じでファイル名を付けます。
この記事を書いている2021年5月4日にファイルを保存するとすると…
20210504_01_〇〇ファイル.pdf
20210504_02_〇〇ファイル.pdf
という感じ。
これならどのファイルが最新版かすぐわかります。
一番大きい枝番の物が最終版ファイルというわけ。
しかも日付を最初につける事でフォルダ内の並び順が「昇順」になっていれば連続して並んで表示されるのでとっても見やすいんです。
これはマストですよ~♪
ルール2：ファイル名は中身の要点がわかる文章形式で
日付をファイル名につけた後はそのファイルの中身が何かがすぐにわかるようにすること。
これも必須です。
日付だけ書いておいても、1年後2年後にファイル名見ても開かないと中身がわからない…
となると必要なファイルを探すのにめちゃくちゃ時間がかかります。
なので、ファイル名には簡潔な項目と中身がわかる要点を付ける事をお勧めします。
例えば「見積書.pdf」というファイルがあったとすると…
色々な会社に送った見積書がどばーーー！っと並んじゃう。
会社ごとにフォルダ分けしていたとしても、いつ、なんの見積もりなの！？
ってわからなくなっちゃうんですよね。
相手に送る時には名前を変えればいいので…
保管するときは自分がすぐにわかる名前に変えましょう。
例えば見積書なら…
202010504_01_画像編集依頼_〇〇社_ネット記事用_見積書.pdf
ここまで名前を書けば一発でこのファイルの中身は何なのかわかりますよね。
最初のうちは不慣れで「あ！忘れた！」という事もあるんですけどね。
慣れれば本当にあとからファイルを探すのが楽になるのでぜひ試してみてくださいね～
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